初心者でも失敗しない忘年会幹事成功マニュアル

忘年会の幹事に初めて任命されたという幹事初心者の方を含め、全ての幹事の方に向けて、事前準備から当日の進行まで、失敗しない忘年会のためのポイントを詳しくレクチャーします！これだけ読めば、忘年会の成功は間違いなしの幹事向け忘年会マニュアルになります。是非、参考にして見てください。それでは、早速幹事の役割について確認します。今回は基本の役割7つを、時系列順で紹介していきます。
①日程調節。日程が決まらないと、場所の予約もできないので、まずは日程決めをしましょう。ポイントとしては、会社であれば業務に支障が出ない日にすること、また多くの人が参加できることが大切になります。そのためには、開催日の1ヶ月以上前から準備は必要です。具体的なツールとしては、"LINEのスケージュール調整機能"や"調整さん"(https://chouseisan.com/)がおすすめです。
②参加人数の確認。この時点で正確な場所は決まっていないとしても連絡する方が良いです。参加できる人数は基本ある程度変更があるものなので、先に大まかな人数を把握することが重要です。連絡の方法としては、会社であればメールなど普段使う連絡手段がおすすめです。
③予算の決定。基本は昨年や前回の予算を確認し、参考にするのが手っ取り早いです。前回で予算が足りていたのか、満足度は高かったかを、今回の参加者の人数などを加味して、確認してみましょう。
④会場の確保。ポイントとしては、貸し切りができるか、延長ができるか、キャンセル料がいつからかかるかになります。更に、コロナ禍の現状を踏まえ、きちんと対策がなされているお店かどうかも確認する必要があります。そして、もう一つのポイントとして、一週間前にはお店に予め予約の確認をしておくと、予約できてなかったというトラブルを回避することができます。
⑤料理や飲み物の手配。会場が決まったら、次は料理と飲み物などのメニュー決めになります。お店の場合は、飲み放題にするか、どのコースにするかなどを予算に合わせて考える必要があります。忘年会シーズンでは、忘年会プランを用意している飲食店も多いので、お店に確認をした上で、予約するといいでしょう。
⑥当日のプラン立案と役割分担。司会、乾杯の音頭や、締めの挨拶、スピーチが必要かも決めておきましょう。その際、誰に頼むか決め、予めお願いを済ましておくのが望ましいです。また、余興として、ゲームをやるのか、景品を用意するのかを決めましょう。景品を用意するなら早めの購入が望ましいです。また忘れがちな、写真撮影の時間や、お金の回収の時間などもこの時に忘れずに決めましょう。
⑦全体への告知と前日のリマインドメール。日時、会場、スケジュールが決まったら確定版の案内を一斉に送りましょう。この際にもう一度、出席者の確認をとります。出席者はリストにまとめておくと当時管理がしやすいです。中には、忘年会のことを前日まで忘れていた・・・なんて人もいるので、前日にリマンインドメールをしましょう。これで前日までの準備は完璧です。
次に当日の流れを説明していきます。