二次会スケジュールの組み方

①二次会のコンセプトを決めよう。

新郎新婦が会場をすでに決めている場合など、予め会場が決定している場合は問題ないが、
会場決めが幹事の役目の場合は、新郎新婦に以下の３点を聞こう。

・どの様な二次会にしたいか？　（ワイワイ,軽く立食で）

・どのくらいの参加人数を見込んでいるのか？　（３０～４０人,１００名前後）

・どのくらいの予算か？　（会費は一万円以内,相場と人数に合わせて）

新郎新婦には二次会の参加人数をなるべく早く確定してもらえる様にお願いし、
幹事は２人の二次会イメージに添うような会場をネットや雑誌からピックアップしよう。
その際、新郎新婦とこまめに連絡をとり、２人のイメージに添った会場が選定できるようにしましょう。

②パートナーを作って、幹事グループで役割を分けよう。

新郎新婦の友人を以下のように細分化し、各グループに幹事をお願いしましょう。

・職場・会社関係の人

・大学の友人

・中学・高校の友人

・地元・幼馴染

上記した４グループ（新郎新婦各）の代表者と連絡をとり、幹事をお願いしよう。
さらに、各グループの幹事の役割を決めて、誰が何をいつまでに実行するのかを決めておく。
お金の管理は特に大切な為、信頼できる選任者を１人決めましょう。

③会場を選び、招待状を送ろう。

おおよその参加予定人数が分かれば、新郎新婦のコンセプトと合わせて、会場を決めよう。
下見が出来る場合は、現地へ実際に足を運び、会場を予約する前に見ておきましょう。

各グループの幹事に連絡をとってもらい、さらに具体的な参加人数が分かるように動きましょう。

参加予定者には一斉に招待状を送りましょう。 二ヶ月以上前なら郵便で問題ないが、間に合わない場合は電話やメールでＯＫ。
しかし、目上の人に対しては、しっかりとした対応をしましょう。
■招待状に№を振って、二次会当日のクジとする事も盛り上がります。

④出欠を集計し、赤字の出ない二次会予算を組もう。

グループ別の幹事がいれば、出欠の集計は取りやすい。
大人数の場合は、幹事の友人や当日参加確定者にも手伝ってもらおう。
また、その際に当日の運営を手伝ってくれるスタッフも探しておくと当日 の運営がよりスムーズに行くでしょう。

早い段階でより精度の高い人数が分かれば、会場に連絡して、料理を注文しましょう。
その時、「人数の増減があった場合」と「人数の最終確定日」を会場に聞いておこう。 やや黒字になる位のきもちで。

・見込み人数　（確定を含む）×０．８
・確定人数　×０．９

などの方法で注文していても、食事目的で来ている参加者は少ない為、問題ないでしょう。

⑤「企画」「演出」「進行」を考えよう。

会場時間から必要なスケジュール順に引き算をして考えよう。
出し物や演出が長引く事も考えられる為、フリータイムを余分に取っておくと、後で調整しやすい。

出し物も各グループ別にある方が盛り上がりに偏りがなく進行する。
また、全員参加型のゲームは一体感を出すには必須でしょう。

出し物によっては、会場と打ち合わせが必要になる為、先手、先手の準備を行いましょう。

また、全体の把握という意味では、新郎新婦の当日の動きも事前に頭でシュミレーションしましょう。

・入場前はどこで待機しているのか？
・ゲームの間はどこにいるのか？
・３次会は？

など、様々なシュミレーションをしておきましょう。

⑥必要な物を手配・発注・買い出しをしよう。

演出・余興・ゲームが決まったら、手配し、発注しましょう。
前日もしくは前々日の納品にして置くと、安心出来ます。

各出し物の担当者が用意する物意外では出来るだけ、担当別に買い出しするか、
もしくは買い物担当者に買出しに行って貰いましょう。

・金庫
・ポラロイドカメラ（フィルム）
・クラッカー
・マジック
・ビンゴカード

など、必ず使う物は早めに用意すると安心でしょう。

⑦幹事グループで最終確認、本番を迎えましょう。

各グループの幹事や当日運営スタッフと当日スケジュールを確認しよう。
何を言っても本番間近、各担当者と再度一致団結し、当日の成功をイメージしよう。

・スケジュールチェック
・景品・備品などの持ち物チェック
・各役割担当チェック

を行い、業者への念押しの連絡もして置きましょう。
後は本番に向けて、みんなで当日の運営シュミレーションを行いましょう。